Pertemuan Rapat Koordinasi Fasilitasi Hibah untuk Tempat Ibadah dan Tempat Pendidikan Keagamaan/Kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa dilaksanakan dengan mengundang Perangkat Desa dan Pengurus Tempat Ibadah dengan membawa proposal yang dulu pernah dibuat sebagai kelengkapan pertanggungjawaban.
Pertemuan Rapat Koordinasi Fasilitasi Hibah untuk Tempat Ibadah dan Tempat Pendidikan Keagamaan/Kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa dibuka oleh Sekretaris Camat Sumowono, Bp. Cholid Mawardi, SH, MM yang mengucapkan selamat datang, dan menyampaikan kepada hadirin yang datang untuk siap bekerja mulai sekarang sebagai tim, dan untuk membuat laporan pertanggung jawaban yang baik. Untuk itu Rencana Anggaran Biaya harus sesuai proposal dengan merancang SPJ yang baik dan transparan.
Adapun kelengkapan proposal adalah sebagai berikut : 1. Cover, 2. Surat Permohonan
3. Profil Tempat Ibadah, 4. Izin Operasional, 5. Surat Keterangan Domisili, 6. SK Kades tentang Pengurus, 7. FC KTP Ketua, Sekretaris, Bendahara, 8. Foto Tempat Ibadah berwarna
Adapun Rencana Anggaran Biaya tidak boleh dialokasikan untuk tukang dengan maksud agar dapat dikerjakan secara swadaya. Jumlah proposal ada 7 (di Kesra Setda 2, Kecamatan, Desa, Penerima Hibah sebagai Obyek Penerima Hibah)
Berita Acara penyerahan berkas naskah perjanjian hibah dinas (NPHD) kemudian segera dikumpulkan di Kecamatan pada saat pengambilan berkas. Pada berkas naskah hibah disediakan materai sebanyak 8 lembar. Lampiran berkas NPHD dilampiri : Surat Izin Operasional, Proposal, A2 diberi materai dan ditandatangani Ketua, serta kuitansi rangkap 2. Stempel harus takmir tempat ibadah, jangan panitia pembangunan. Apabila kop suratnya panitia pembangunan perlu diganti. Bila ada stempel Panitia Pembangunan agar ditambah Stempel Tempat Ibadah. Berita Acara penyerahan berkas diberikan selambatnya 11 November 2022 di Aula Kecamatan Sumowono. Penandatanganan Naskah Perjanjian Hibah Dinas harus ketua.
Mengenai pembuatan rekening di Bank Jateng dilengkapi dengan fotocopy buku rekening dan surat pernyataan nomor rekening yang dilegalisir oleh Bank Jateng agar tidak ada potongan transfer dan biaya administrasi mengingat rekening ini adalah bagian dari kegiatan sosial, dan rekening harus atas nama lembaga masjid/gereja, jangan atas nama pribadi, dan yang hadir adalah ketua pengurus serta bendahara tempat ibadah. No Rekening juga milik tempat ibadah yang harus ada surat keterangan rekening dari Bank Jateng. Harus ada nama Ketua, Bendahara dan Sekretaris
Sebagai moderator adalah Kasie Kesejahteraan Rakyat, Jermia J.Wicaksono mengingatkan dalam pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban dilengkapi dengan foto 0%, 50%, 100%. Berkas Verifikasi Usulan Hibah diberikan ke pengurus lembaga, dilengkapi dengan stempelnya. Setelah berkas lengkap bantuan baru dapat dicairkan.
